quarta-feira, 19 de janeiro de 2011

Organizando a papelada

Crédito da Imagem: Crossley Natalie

Este post é para você que está se afogando em pilhas de papel ou sobrecarregado com a desordem, saiba que goste ou não, é hora de se organizar.
 
Você sabia que as pessoas gastam em média 22 minutos por dia para encontrar algo? Já pensou neste saldo depois de um ano? Então, é hora de se programar e economizar seu precioso tempo para atividades mais produtivas.
 
Comece já
 
1 - O que são e de onde vem? São catálogos, anúncios, malas diretas, folders, fax, cartas, relatórios, contas, etc.
 
2 - Estabelecer medidas preventivas para reduzir o fluxo destes papéis. Por exemplo, cancelar a assinatura, solicitar que seu nome seja retirado das listas de telemarketing ou solicitar que te mandem e-mails ao invés de papéis.
 
Primeiro passo para o controle de papel
 
1 - Programe-se para trabalhar sem interrupção e certifique-se que há recipientes de lixo por perto.
 
2 - Coloque tudo sobre uma mesa e pergunte a si mesmo: "Será que eu realmente preciso disso?"
 
NÃO: DESCARTE
 
- Jogue no lixo ou recicle.
- Cancele a assinatura;
- Se um dia você precisar dele, você pode encontrá-lo em outro lugar;
- Contate a empresa e solicite que os papéis não sejam mais enviados.

TALVEZ: ARQUIVE-O

- Arquivá-lo no arquivo morto.
- Você pode recortar o artigo e jogar fora a revista.
- Se não conseguir destinar imediatamente o que fazer, coloque em uma caixa grande para classificar mais tarde. Se este depois nunca chega, então, adivinha? Jogue no lixo ou recicle.

Se SIM: UTILIZE-O

- Somente papéis para uma ação imediata voltam para sua mesa.

Construindo um sistema de documentação eficaz

Papéis Ativos: são aqueles usados com mais frequência, diariamente ou várias vezes por semana. Estes pertencem em arquivos ativos que são facilmente acessíveis dentro ou ao lado de sua mesa. Uma dica é criar pastas principais e depois subpastas, como por exemplo, pasta principal: Cartões de Crédito, e suas Subpastas: Master, Visa, etc.

Papéis Inativos: são aqueles utilizados com pouca freqüência. Se for possível, mantenha-os fora de seu escritório. Caso contrário, coloque-os num armário ou estante nas prateleiras de cima ou na parte traseira das gavetas do arquivo, ou seja, nas partes menos acessíveis.

Crie um local para recebimento de papéis 

- Crie um espaço para os materiais recebidos, pode ser uma caixa;
- Agende um horário para atacar caixa todos os dias;
- Decida o que pretende fazer: registrar, delegar ou ler e coloque cada item da sua caixa de entrada até o seu destino apropriado.

Dicas extras

Você pode digitalizar grande parte da papelada e transformá-las em arquivos no computador, isto pode ser feito com as contas pagas, por exemplo.

E lembre-se: estar organizado é uma grande economia de tempo. Eliminar o que não é necessário, organizar as coisas que você deve manter e implantar alguns sistemas simples evitam que você perca o controle e crie a desordem.

Fonte: Adaptado de Sally Allen

Até mais!

Rafela Lima

6 comentários:

Carmen Martins disse...

Oi Rafaela! que bom que você gosta de tudo do Achados de Decoração! desejo que sua casa seja ainda mais bonita que as fotos do blog!! bjs

Pink disse...

OI Rafaela! encontrei seu blog e já estou seguindo.. adorei a ideia da papelada..

aqui em casa trabalhamos ASSIM tbm rsrsrs

funciona..

Bjs

Rafaela Lima disse...

Carmem e Pink!

Adoro tê-las por aqui, viu!?

Beijos!

Paula Brêda disse...

Oi Rafaela! Menina, tô sumida pois tava organizando um apê pós mudança, uma trabalheira, rsrsrs!Valeu o OI! Beijão pra você!

Brechó Recicle Online disse...

Oi meu amorzinho! Voltei de viagem e já estou por aqui a procura de idéias para colocar as coisas em ordem!

A papelada é um caso a parte,mesmo! Tenho me dado bem com caixa-arquivo!

Suas dicas são muito valiosas!!

Adoraria ver algumas fotos da sua casa e das suas arrumações!

Bjs querida e continue assim, compartilhando suas descobertas. Obrigada,viu!

Paulinha

Adriana Alencar disse...

Gostei da idéia de digitalizar as contas já pagas, economiza uma porção de espaço!
Beijo
Adri

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