Dicas para agilizar suas tarefas de trabalho

Crédito da imagem: Mhofelmann

Passo 1: Liste suas tarefas de trabalho

Anote todas as coisas que você geralmente faz no seu dia de trabalho.

Passo 2: Simplificar ou eliminar 

Vá até a sua lista e marque as tarefas que você pode reduzir (marque com um R), simplificar (marque com um S) ou risque as tarefas que podem ser eliminadas da lista. 

Por exemplo: 

- Retornar as todas as mensagens de uma só vez no final do dia, assim você evita a interrupção do seu trabalho durante o dia;

- Se você faz muitas apresentações ou relatórios, que tal criar um modelo para otimizar seu tempo? 

Passo 3: Delegue tarefas

 

Verifique se há tarefas que você pode delegar a outra pessoa na empresa. 

Por exemplo: 

- Você pode treinar um membro da equipe júnior para elaborar relatórios, propostas ou apresentações;
- Você está fazendo as tarefas que poderiam ser executadas de forma mais eficaz por outra pessoa ou departamento? 

Passo 4: Terceirizar  

Agora verifique as tarefas que você pode terceirizar ou sub-contratar. 

Por exemplo: 

- Será que empresas especializadas economizariam tempo e dinheiro em áreas como o serviço ao cliente ou de pesquisa? 

Passo 5: Agrupe 

Finalmente, veja que uma das tarefas restantes podem ser agrupadas para uma maior eficácia.

 

Por exemplo: 

- Você pode agendar todas as reuniões na matriz às quartas feiras e as reuniões da filial às quintas, para economizar tempo de viagem.

Algumas dicas adicionais: 

- Simplificando suas tarefas de trabalho você pode se concentrar em áreas que você pode ser mais produtivo;

- Não liste tarefas ocasionais, foque em tarefas que consomem seu tempo, que são frequentes e que muitas vezes te deixam com uma sensação de incômodo e desmotivação perante e trabalho.

Beijos!

Rafaela Lima

Dicas para administrar melhor o seu tempo

Crédito da imagem: Duo RH

Normalmente, as pessoas imaginam que as técnicas de administração do tempo tornarão sua vida metódica e sem graça. Isso é um engano, pois mesmo exigindo métodos, um tempo bem administrado é sempre um ganho em qualidade de vida. Pode acreditar!

Você deseja gerenciar melhor seu tempo? Vamos lá!

1º passo: DESACELERE

Já percebeu que as pessoas estão sempre a mil por hora? Pensam que se não correrem, não darão conta de tudo. Porém, o correr simplesmente, sem nenhum benefício, pode gerar uma série de ações mal feitas, e te obrigarem ao retrabalho. É a velha frase: "quem faz mal feito, faz duas vezes".

2º passo: SIGA O SEU RITMO

Isso não quer dizer para fazer devagar, mas sim para seguir o seu ritmo. Você não precisa ser tão rápido como um computador, por isso, não tente competir com ele.

3º passo: RESPEITE O SEU TEMPO E RESPEITE O TEMPO DOS OUTROS

Há momentos em que a pessoa do outro lado da linha não poderá atendê-lo imediatamente. Por isso, sempre pergunte se a pessoa pode falar naquele momento, isso é uma questão de educação. Da mesma maneira, se você não puder falar naquela hora, diga não, agora estou ocupado.

4º passo: USE UMA FERRAMENTA

Faça uma lista, utilize uma agenda de papel, celular, computador... as ferramentas são infinitas, mas escolha uma (somente uma) que melhor se adapte ao seu perfil e a que você terá mais facilidade para acessar a qualquer hora do dia.

5º passo: ANOTE

Anote tudo, coloque para fora, não use sua cabeça para armazenar tarefas, libere sua mente para tarefas criativas. 

Quando listo, fico impedido de fugir das tarefas chatas, mas que devem ser concluídas.

6º passo: DEFINA OBJETIVOS

Pergunte-se: O que eu quero do tempo? Esta nova tarefa cabe no meu tempo disponível? 

Lembre-se que você não vai fazer o dia ter mais que 24 horas, por isso, é preciso priorizar as tarefas para que elas se adequem ao tempo que você tem disponível. Se surgirem mais tarefas, uma terá que sair para dar lugar a outra. 

Uma ótima maneira de priorizar é: primeiro de acordo com o PRAZO (qual tarefa tem a data de entrega mais próxima?), segundo RESULTADO (qual tarefa me traz o resultado mais satisfatório?) e terceiro FACILIDADE (qual é a mais fácil e rápida de ser executada?).

Leia também: 11 hábitos das pessoas muito improdutivas. (EXAME.com)

Beijos!

Rafaela Lima

Gestão do tempo: como se organizar para ter uma vida mais equilibrada

Você acorda atrasado, toma só um café e sai correndo. Chega ao trabalho, começa uma planilha, é interrompido pelo telefone, aproveita para responder um e-mail. Durante a tarde, vai para uma reunião que demora horas e a planilha do começo da manhã, que precisa ser entregue com urgência, ainda não está pronta. O jeito é ficar até tarde no escritório e faltar ao aniversário do amigo. A sensação é de muita coisa para fazer e nenhum tempo para isso. A solução está na organização do tempo, equilibrando todos os aspectos da vida.

“Na vida contemporânea e seus desafios, somos impelidos a nos esquecer de que deve haver um tempo para tudo: trabalho, repouso, lazer, relacionamentos familiares e sociais e também realizações pessoais individuais”, ressalta a professora Lívia Alves Brandão, psicóloga, mestre em Engenharia da Produção e professora de cursos de Gestão de Pessoas do IEC.   

Ela explica que a gestão do tempo é a chave para se ter qualidade de vida e que é preciso fazer com que agendas pessoais e profissionais sejam compatíveis. Além disso, organizar bem o tempo é uma competência valorizada pelo mercado de trabalho.

Para isso, é necessário organizar o tempo e a palavra-chave é planejamento.  Antes de começar uma tarefa ou um projeto, deve-se ter uma ideia clara do que quer realizar e definir bem os objetivos. Em seguida, é hora de distribuir o tempo entre as várias atividades e prever quantas horas ou minutos, em média, serão necessários para cada uma delas.

Listas podem ser úteis na etapa de planejamento. Em papel, agenda, e-mail ou celular elas facilitam a vida de quem quer organizar o tempo. O biólogo André França Fonseca é adepto da agenda tradicional e também dos lembretes no celular, para as vezes que não consulta a agenda. Ele acredita que organizando o tempo diminui a sensação de ter tarefas em excesso.

Ele, que também é professor, valoriza tanto a ferramenta que incentiva os alunos a usarem a agenda, já que aprendeu a usá-las na escola. “Quanto mais cedo for implementada a organização do tempo, melhor”, diz André.

Para os adeptos da tecnologia, a internet pode facilitar a gestão do tempo. Provedores de e-mail oferecem agendas que contam com a vantagem de enviar e-mails de lembretes avisando sobre os compromissos. O app Neotriad é um sistema de gerenciamento de tarefas que pode ser bem útil: ele permite listar as tarefas diárias e o tempo de realização de cada uma.

10 Dicas para gerir bem o tempo

1. Ter ideia clara do que quer realizar, definir bem os objetivos;

2. Distribuir o tempo entre as várias atividades e prever o tempo necessário para cada uma delas;

3. Tomar medidas preventivas, priorizar atividades, focalizar resultados e objetivos;

4. Cultivar a organização pessoal e a disciplina;

5. Discernir e filtrar os assuntos que interessam aos objetivos profissionais; aqui se inclui os telefonemas, ler e responder aos e-mails, reuniões, redes sociais e outros “ ladrões de tempo”;

6. Ser assertivo e respeitar as suas prioridades. Algumas vezes é preciso ter coragem de “ dizer não”;

7. Se conhecer bem, reconhecendo em que horas do dia é mais produtivo, ou seja, horas em que é mais produtivo para realizar atividades que requeiram concentração, síntese,  raciocínio e clareza de expressão, por exemplo;

8. Delegar e reconhecer o trabalho e o valor dos outros;

9. Distinguir entre o supérfluo e o necessário; entre o transitório e o permanente, priorizando ações e evitando o perfeccionismo;

10. Adaptar-se às situações não previstas.

Fonte: PUC-MINAS

Beijos,

Rafaela Lima

Como manter o foco numa era de distrações

Fonte: Plugcitário (on Facebook)

Por quanto tempo devo guardar documentos?

É importante observar o tempo necessário para guardar documentos para nos proteger de possíveis cobranças indevidas e evitar que o nome vá para a lista de inadimplentes. Lembre-se sempre: se você não tiver o comprovante de quitação, terá que efetuar o pagamento novamente.

Guardar por três anos:

a) os recibos de pagamentos de aluguel;

b) recibos de diárias de hotéis;

c) recibos de pagamento de restaurante.

Guardar por cinco anos:

a) os tributos (IPTU, IPVA, Imposto de Renda e outros);
b) contas de água, luz, telefone e gás;
c) recibos de assistência médica e plano de saúde;
d) recibos escolares;
e) pagamento de cartões de créditos;
f) recibos de pagamentos a profissionais liberais;
g) pagamento de condomínios.

Guardar por vinte anos:

a) documentos comprobatórios para aposentadoria junto ao INSS.

Outros prazos: 

a) Seguros em geral (vida, veículos, saúde, residência etc) - 1 ano após o término da vigência.

b) Extratos bancários - 1 ano.

c) Notas fiscais - até o término da garantia do produto.

d) Declaração de Imposto de Renda e documentos anexados - 6 anos.

e) Comprovantes de pagamento de financiamentos de bens como carros e imóveis - até o término do pagamento de todas as parcelas ou após a entrega da escritura definitiva (imóveis) e/ou documento que oficialize a quitação (consórcio).

Quer organizar seus arquivos? Então leia nosso post: Organizando a papelada

Beijos!

Rafaela Lima 

Fonte: Instituto Brasileiro de Estudo e Defesa das Relações de Consumo (Ibedec)

Por onde começar o descarte?

Crédito da Imagem: CD Laju

Descartar o que não tem mais necessidade para você pode ser incrivelmente libertador, mas por onde começar? 
Há tanta coisa para fazer! Aqui estão alguns passos para seguir quando você começar a se organizar:

COMECE PELA ÁREA QUE MAIS TE INCOMODA

Sabe aquele local que já está te enlouquecendo? Pois é aí que você quer  e deve começar a organizar.

TENHA UM PLANO DE ATAQUE

Crie uma lista das áreas que você quer trabalhar, por ordem de prioridade, incluindo um prazo para a conclusão de cada projeto. É muito mais fácil executar a organização quando você tem um planejamento específico no qual precisa trabalhar. 

DESMEMBRE TAREFAS

Tente resolver uma pequena área de cada vez - uma gaveta, um armário, uma estante, um armário. Não tente limpar todo o local ao mesmo tempo, as possibilidades de frustração e sobrecarga, serão maiores, e poderão fazer você desistir de todo o projeto.

SEJA SISTEMÁTICO E METÓDICO

Jamais pule tarefas planejadas, busque o foco no trabalho de organização e cumpra exatamente o que planejou. Evite pular de uma tarefa para outra. Não há nada mais frustrante do que encontrar-se rodeado de um bando de projetos semi-acabados. 

ENCONTRE O SEU ESTILO DE ORGANIZAÇÃO

Algumas pessoas funcionam melhor esvaziando uma área de armazenamento antes de organizá-lo, outros já preferem organizar um item de cada vez. Você precisa decidir por si mesmo quais métodos se adequam à sua personalidade. Mas não há jeito "certo", apenas o que é certo para você. 

VAI UMA AJUDA?

Se o trabalho é grande demais, você pode organizá-lo muito mais rápido se tiver alguma ajuda. Convoque seus amigos, familiares ou colegas de trabalho. Você também pode considerar a contratação de um Organizador Profissional.

TENHA RITMO

Não fique frustrado com você mesmo se você não pode resolver tudo em um fim de semana! Divida as tarefas e vá fazendo tudo com calma! A organização não deve ser um processo doloroso, mas sim um trabalho que no fim sempre vale muito a pena.


Beijos!


Rafaela Lima


Fonte: Ramona Creel

Organize seu home office

Crédito da Imagem: Breno Barros

Não há nada mais devastador para a produtividade do que um escritório desorganizado. Se você quer dar um basta nesta situação, é hora de criar um espaço de trabalho organizado e eficaz.

Passo 1: Descarte

Livre-se de tudo que já não utiliza: textos antigos, xerox do tempo de faculdade, papéis velhos, contas e recibos antigos.

Somente mantenha as contas e recibos recentes, notas fiscais, documentos do imóvel, etc.

Aproveite para verificar o funcionamento de equipamentos e avalie o quanto ele é útil no seu dia a dia.

Não guarde nada quebrado, providencie o conserto ou o descarte.

Passo 2: Arquivo morto 

Arquivos de documentos que você precisa manter, mas que não são utilizados com frequência, devem ser mantidos fora do arquivo corrente num armário.

Passo 3: Organize

Organize o restante do seu material de escritório de acordo com a freqüência de uso. Os materias que são muito utilizados devem ficam bem próximos a você.

Ao seguir estes passos, você vai desfrutar de um grande impulso na sua confiança, produtividade e até mesmo no seu humor. Pode ter certeza que vale a pena se organizar!

Beijos,

Rafaela Lima

Organizando seus contatos telefônicos

Crédito da imagem: Appadvice

Hoje, o celular é item essencial para todas as classes e idades, porém o armazenamento de dados somente no aparelho tem colocado várias pessoas em situação de estresse diante da perda ou roubo do equipamento. Por isso, darei algumas dicas para minimizar este problema.

Passo 1: Crie uma planilha on-line

Crie uma planilha com todos os contatos telefônicos e de e-mail dos seus conhecidos.

Passo 2: Organize-a

Organize a planilha da maneira que achar mais conveniente. Pode separar uma planilha para o trabalho, uma para os amigos e outra para a família. Ou simplesmente ordenar tudo em ordem alfabética.

Passo 3: Mantenha os dados atualizados

Lembre-se de alterar a planilha quando algum contato mudar de telefone ou e-mail.

Passo 4: Use sua planilha

Se tiver agendas de papel, ao invés de reescrever as informações a cada mudança de ano, é só imprimir a planilha e colar na agenda em cada letra. Caso perca o celular é só recorrer à planilha para atualizar os dados de seus contatos no celular.

Beijos!

Rafaela Lima

Organize seus cartões de crédito

Crédito da Imagem: Melibeeglobal

Vou aproveitar as notícias sobre as mudanças nas regras do cartão de crédito e dar algumas dicas de organização para você por fim a desordem e sentir-se seguro para lidar com seu dinheiro. Vamos lá?

Passo 1: Reúna as faturas

Comece reunindo todas as faturas de cada cartão que possui.

Passo 2: Categorize
 

Em seguida, separe as contas por tipo: visa, master, cartão da loja tal, etc

Passo 3: Estabeleça prioridades
 

Agora, é hora de ser sensato e realista: Analise quais contas e cartões são realmente úteis. A partir desta análise decida o que vai continuar utilizando e o que vai cancelar.

Ter muitas contas supérfluas acabam atrapalhando invés de ajudar. Elas trazem confusão para sua vida (desordem mental e desordem física). E com isso fazem você se sentir ainda mais inseguro no controle de suas finanças.

Passo 4: Cancele já

Ligue para as empresas responsáveis e cancele os cartões que julgar necessário.

Passo 5: Crie alguma forma de controle

Pode ser uma planilha eletrônica, uma agenda, um pedaço de papel, um caderninho, não importa. O que importa é um local acessível que você possa ter a real ideia do seus gastos e saber para onde seu dinheiro está indo.

Passo 6: Poupe já

Depois de tudo organizado, que tal começar a estabelecer metas de poupança? Com estas metas ficará mais fácil economizar pois ela será um objetivo claro na sua vida.

Agora, mãos à obra, comece já. Ter uma vida financeira mais tranquila só depende de você.

Beijos!

Rafaela Lima

P.S.: Pessoal, nestas últimas semanas não tenho conseguido comentar em alguns blogs, alguém sabe o que está acontecendo? Em alguns só consigo comentar como anônimo, nos que possuem pop up consigo comentar normalmente! Este blogger está louco mesmo.

Procrastinação: O inimigo profissional

Crédito da Imagem: Carriethru

Uma empresa forte e rentável é construída de forma gradual e constante, um passo de cada vez. Um dos inimigos do proprietário do negócio é adiar para amanhã as coisas que precisam ser feitas hoje.

A procrastinação é definida como: adiar ou atrasar desnecessariamente. Um negócio bem-sucedido resulta da coerência e confiabilidade e não da demora. Pergunte a si mesmo, você...

• Procrastina operações do dia-a-dia de seu negócio?

• Tem dificuldades para tomar decisões em tempo hábil?

• Tende a adiar coisas que você não gosta de fazer?

• Acredita que você não pode tomar decisões sábias?

• Atrasa a ação até que as circunstâncias se tornem um "incêndio"?

 

Esta citação do empresário Donald Trump faz um bom ponto: "Acredite no velho ditado de que o sucesso gera sucesso, é esse sentimento de confiança que pode banir a negatividade e a procrastinação para que você comece a seguir no caminho certo."

Banindo a procrastinação

Como empresário motivado, você tem o poder para mudar o que não está funcionando. Aqui estão cinco dicas que podem lançar alguma luz sobre o processo de reconhecimento e banir a procrastinação.

1. Você deve definir metas para o seu negócio.

Um negócio bem sucedido tem um plano para a construção de sucessos futuros. Um plano de ação bem pensado, por sua vez gera uma lista de afazeres organizada, e uma lista de tarefas bem escrito vai ajudá-lo a continuar avançando positivamente e produtivamente.

2. Não agir é freqüentemente ligado à indecisão.

Nunca haverá o momento perfeito para agir. É importante dar os primeiros passos, segundo e terceiro com a melhor informação que temos disponível no momento.

3. Boa "gestão do tempo" faz sentido nos negócios.

Gerencie as tarefas de forma a garantir um tempo de qualidade para as ações realmente importantes. Para se conquistar sucesso nos negócios e na vida há que se ter auto-disciplina. Auto-disciplina é fazer o que for preciso para garantir que seus objetivos de negócio se tornem realidade.

4. O medo leva à procrastinação.

Ao procrastinar, pergunte-se: O que estou evitando? Tente encontrar os fatores e as emoções negativas que podem estar por trás de sua procrastinação. Aqui estão três medos frequentemente encontrado no coaching de negócios.

- O medo de fazer escolhas;

- O medo do fracasso: Muitas vezes associada a sentimentos de ser julgado;

- O medo do sucesso: As pessoas sabotam suas realizações, pois acreditam que, se elas conseguiram, os outros esperam ainda mais delas, com isso colocam exigências irrazoáveis no seu tempo, energia e perícia.

Tomar um primeiro passo positivo pode ajudar a eliminar um pouco do medo. Concentre-se em canalizar sua energia para as partes de seu negócio que estão indo bem. Em seguida, use essa energia positiva para tocar em suas motivações internas.

5. A falta de auto-confiança pode pará-lo em suas trilhas.

A auto-confiança vem de agir e aprender o que funciona e não funciona. Sim, você vai cometer erros, mas que faz parte do aprendizado e crescimento. Com cada lição valiosa vem a maior auto-confiança, e quanto maior auto-confiança, maior o sucesso.

Adaptado de Sharon Michaels

Até mais!

Rafaela Lima

Organizando a papelada

Crédito da Imagem: Crossley Natalie

Este post é para você que está se afogando em pilhas de papel ou sobrecarregado com a desordem, saiba que goste ou não, é hora de se organizar.

 

Você sabia que as pessoas gastam em média 22 minutos por dia para encontrar algo? Já pensou neste saldo depois de um ano? Então, é hora de se programar e economizar seu precioso tempo para atividades mais produtivas.

 

Comece já

 

1 - O que são e de onde vem? São catálogos, anúncios, malas diretas, folders, fax, cartas, relatórios, contas, etc.

 

2 - Estabelecer medidas preventivas para reduzir o fluxo destes papéis. Por exemplo, cancelar a assinatura, solicitar que seu nome seja retirado das listas de telemarketing ou solicitar que te mandem e-mails ao invés de papéis.

 

Primeiro passo para o controle de papel

 

1 - Programe-se para trabalhar sem interrupção e certifique-se que há recipientes de lixo por perto.

 

2 - Coloque tudo sobre uma mesa e pergunte a si mesmo: "Será que eu realmente preciso disso?"

 

NÃO: DESCARTE

 

- Jogue no lixo ou recicle.

- Cancele a assinatura;

- Se um dia você precisar dele, você pode encontrá-lo em outro lugar;

- Contate a empresa e solicite que os papéis não sejam mais enviados.

TALVEZ: ARQUIVE-O

- Arquivá-lo no arquivo morto.

- Você pode recortar o artigo e jogar fora a revista.

- Se não conseguir destinar imediatamente o que fazer, coloque em uma caixa grande para classificar mais tarde. Se este depois nunca chega, então, adivinha? Jogue no lixo ou recicle.

Se SIM: UTILIZE-O

- Somente papéis para uma ação imediata voltam para sua mesa.

Construindo um sistema de documentação eficaz

Papéis Ativos: são aqueles usados com mais frequência, diariamente ou várias vezes por semana. Estes pertencem em arquivos ativos que são facilmente acessíveis dentro ou ao lado de sua mesa. Uma dica é criar pastas principais e depois subpastas, como por exemplo, pasta principal: Cartões de Crédito, e suas Subpastas: Master, Visa, etc.

Papéis Inativos: são aqueles utilizados com pouca freqüência. Se for possível, mantenha-os fora de seu escritório. Caso contrário, coloque-os num armário ou estante nas prateleiras de cima ou na parte traseira das gavetas do arquivo, ou seja, nas partes menos acessíveis.

Crie um local para recebimento de papéis 

- Crie um espaço para os materiais recebidos, pode ser uma caixa;

- Agende um horário para atacar caixa todos os dias;

- Decida o que pretende fazer: registrar, delegar ou ler e coloque cada item da sua caixa de entrada até o seu destino apropriado.

Dicas extras

Você pode digitalizar grande parte da papelada e transformá-las em arquivos no computador, isto pode ser feito com as contas pagas, por exemplo.

E lembre-se: estar organizado é uma grande economia de tempo. Eliminar o que não é necessário, organizar as coisas que você deve manter e implantar alguns sistemas simples evitam que você perca o controle e crie a desordem.

Fonte: Adaptado de Sally Allen

Até mais!

Rafela Lima