Gestão do tempo: como se organizar para ter uma vida mais equilibrada

Você acorda atrasado, toma só um café e sai correndo. Chega ao trabalho, começa uma planilha, é interrompido pelo telefone, aproveita para responder um e-mail. Durante a tarde, vai para uma reunião que demora horas e a planilha do começo da manhã, que precisa ser entregue com urgência, ainda não está pronta. O jeito é ficar até tarde no escritório e faltar ao aniversário do amigo. A sensação é de muita coisa para fazer e nenhum tempo para isso. A solução está na organização do tempo, equilibrando todos os aspectos da vida.

“Na vida contemporânea e seus desafios, somos impelidos a nos esquecer de que deve haver um tempo para tudo: trabalho, repouso, lazer, relacionamentos familiares e sociais e também realizações pessoais individuais”, ressalta a professora Lívia Alves Brandão, psicóloga, mestre em Engenharia da Produção e professora de cursos de Gestão de Pessoas do IEC.   

Ela explica que a gestão do tempo é a chave para se ter qualidade de vida e que é preciso fazer com que agendas pessoais e profissionais sejam compatíveis. Além disso, organizar bem o tempo é uma competência valorizada pelo mercado de trabalho.

Para isso, é necessário organizar o tempo e a palavra-chave é planejamento.  Antes de começar uma tarefa ou um projeto, deve-se ter uma ideia clara do que quer realizar e definir bem os objetivos. Em seguida, é hora de distribuir o tempo entre as várias atividades e prever quantas horas ou minutos, em média, serão necessários para cada uma delas.

Listas podem ser úteis na etapa de planejamento. Em papel, agenda, e-mail ou celular elas facilitam a vida de quem quer organizar o tempo. O biólogo André França Fonseca é adepto da agenda tradicional e também dos lembretes no celular, para as vezes que não consulta a agenda. Ele acredita que organizando o tempo diminui a sensação de ter tarefas em excesso.

Ele, que também é professor, valoriza tanto a ferramenta que incentiva os alunos a usarem a agenda, já que aprendeu a usá-las na escola. “Quanto mais cedo for implementada a organização do tempo, melhor”, diz André.

Para os adeptos da tecnologia, a internet pode facilitar a gestão do tempo. Provedores de e-mail oferecem agendas que contam com a vantagem de enviar e-mails de lembretes avisando sobre os compromissos. O app Neotriad é um sistema de gerenciamento de tarefas que pode ser bem útil: ele permite listar as tarefas diárias e o tempo de realização de cada uma.

10 Dicas para gerir bem o tempo

1. Ter ideia clara do que quer realizar, definir bem os objetivos;

2. Distribuir o tempo entre as várias atividades e prever o tempo necessário para cada uma delas;

3. Tomar medidas preventivas, priorizar atividades, focalizar resultados e objetivos;

4. Cultivar a organização pessoal e a disciplina;

5. Discernir e filtrar os assuntos que interessam aos objetivos profissionais; aqui se inclui os telefonemas, ler e responder aos e-mails, reuniões, redes sociais e outros “ ladrões de tempo”;

6. Ser assertivo e respeitar as suas prioridades. Algumas vezes é preciso ter coragem de “ dizer não”;

7. Se conhecer bem, reconhecendo em que horas do dia é mais produtivo, ou seja, horas em que é mais produtivo para realizar atividades que requeiram concentração, síntese,  raciocínio e clareza de expressão, por exemplo;

8. Delegar e reconhecer o trabalho e o valor dos outros;

9. Distinguir entre o supérfluo e o necessário; entre o transitório e o permanente, priorizando ações e evitando o perfeccionismo;

10. Adaptar-se às situações não previstas.

Fonte: PUC-MINAS

Beijos,

Rafaela Lima