Dicas para agilizar suas tarefas de trabalho

Crédito da imagem: Mhofelmann

Passo 1: Liste suas tarefas de trabalho

Anote todas as coisas que você geralmente faz no seu dia de trabalho.

Passo 2: Simplificar ou eliminar 

Vá até a sua lista e marque as tarefas que você pode reduzir (marque com um R), simplificar (marque com um S) ou risque as tarefas que podem ser eliminadas da lista. 

Por exemplo: 

- Retornar as todas as mensagens de uma só vez no final do dia, assim você evita a interrupção do seu trabalho durante o dia;

- Se você faz muitas apresentações ou relatórios, que tal criar um modelo para otimizar seu tempo? 

Passo 3: Delegue tarefas

 

Verifique se há tarefas que você pode delegar a outra pessoa na empresa. 

Por exemplo: 

- Você pode treinar um membro da equipe júnior para elaborar relatórios, propostas ou apresentações;
- Você está fazendo as tarefas que poderiam ser executadas de forma mais eficaz por outra pessoa ou departamento? 

Passo 4: Terceirizar  

Agora verifique as tarefas que você pode terceirizar ou sub-contratar. 

Por exemplo: 

- Será que empresas especializadas economizariam tempo e dinheiro em áreas como o serviço ao cliente ou de pesquisa? 

Passo 5: Agrupe 

Finalmente, veja que uma das tarefas restantes podem ser agrupadas para uma maior eficácia.

 

Por exemplo: 

- Você pode agendar todas as reuniões na matriz às quartas feiras e as reuniões da filial às quintas, para economizar tempo de viagem.

Algumas dicas adicionais: 

- Simplificando suas tarefas de trabalho você pode se concentrar em áreas que você pode ser mais produtivo;

- Não liste tarefas ocasionais, foque em tarefas que consomem seu tempo, que são frequentes e que muitas vezes te deixam com uma sensação de incômodo e desmotivação perante e trabalho.

Beijos!

Rafaela Lima