Dicas para agilizar suas tarefas de trabalho

Crédito da imagem: Mhofelmann

Passo 1: Liste suas tarefas de trabalho

Anote todas as coisas que você geralmente faz no seu dia de trabalho.

Passo 2: Simplificar ou eliminar 

Vá até a sua lista e marque as tarefas que você pode reduzir (marque com um R), simplificar (marque com um S) ou risque as tarefas que podem ser eliminadas da lista. 

Por exemplo: 

- Retornar as todas as mensagens de uma só vez no final do dia, assim você evita a interrupção do seu trabalho durante o dia;

- Se você faz muitas apresentações ou relatórios, que tal criar um modelo para otimizar seu tempo? 

Passo 3: Delegue tarefas

 

Verifique se há tarefas que você pode delegar a outra pessoa na empresa. 

Por exemplo: 

- Você pode treinar um membro da equipe júnior para elaborar relatórios, propostas ou apresentações;
- Você está fazendo as tarefas que poderiam ser executadas de forma mais eficaz por outra pessoa ou departamento? 

Passo 4: Terceirizar  

Agora verifique as tarefas que você pode terceirizar ou sub-contratar. 

Por exemplo: 

- Será que empresas especializadas economizariam tempo e dinheiro em áreas como o serviço ao cliente ou de pesquisa? 

Passo 5: Agrupe 

Finalmente, veja que uma das tarefas restantes podem ser agrupadas para uma maior eficácia.

 

Por exemplo: 

- Você pode agendar todas as reuniões na matriz às quartas feiras e as reuniões da filial às quintas, para economizar tempo de viagem.

Algumas dicas adicionais: 

- Simplificando suas tarefas de trabalho você pode se concentrar em áreas que você pode ser mais produtivo;

- Não liste tarefas ocasionais, foque em tarefas que consomem seu tempo, que são frequentes e que muitas vezes te deixam com uma sensação de incômodo e desmotivação perante e trabalho.

Beijos!

Rafaela Lima

Desfazendo os mitos sobre as pessoas organizadas

Crédito da imagem: Couponnetwork

AS PESSOAS ORGANIZADAS FAZEM TUDO COM PERFEIÇÃO

Ser organizada não se trata de ser perfeito. Você pode ter uma pilha de documentos sem nenhuma categorização e mesmo assim saber a localização de cada papel. O mais importante é como você se programou para fazer este tipo de "organização" funcionar e não gerar incômodo (pela desordem) nas pessoas que dividem o ambiente com você.

SÓ EXISTE UMA MANEIRA DE SE ORGANIZAR

Há muitas maneiras diferentes de se organizar. Se você tentou se organizar e falhou, talvez você apenas não tenha encontrado a maneira correta de organizar que se adeque à sua personalidade, ao seu estilo de vida. Não desista.

DEPOIS QUE ORGANIZEI CONCLUÍ MEU PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO

Assim como nossas necessidades estão em constante mudança, o nosso estilo de organização também está, por isso, nossa vida precisa ser  reordenada. Não fique preso em uma ideia ou atitude que você acha que deve seguir. Mantenha a mente aberta, a fim de encontrar um sistema que funciona para você.

Beijos!

Rafaela Lima

Dicas para administrar melhor o seu tempo

Crédito da imagem: Duo RH

Normalmente, as pessoas imaginam que as técnicas de administração do tempo tornarão sua vida metódica e sem graça. Isso é um engano, pois mesmo exigindo métodos, um tempo bem administrado é sempre um ganho em qualidade de vida. Pode acreditar!

Você deseja gerenciar melhor seu tempo? Vamos lá!

1º passo: DESACELERE

Já percebeu que as pessoas estão sempre a mil por hora? Pensam que se não correrem, não darão conta de tudo. Porém, o correr simplesmente, sem nenhum benefício, pode gerar uma série de ações mal feitas, e te obrigarem ao retrabalho. É a velha frase: "quem faz mal feito, faz duas vezes".

2º passo: SIGA O SEU RITMO

Isso não quer dizer para fazer devagar, mas sim para seguir o seu ritmo. Você não precisa ser tão rápido como um computador, por isso, não tente competir com ele.

3º passo: RESPEITE O SEU TEMPO E RESPEITE O TEMPO DOS OUTROS

Há momentos em que a pessoa do outro lado da linha não poderá atendê-lo imediatamente. Por isso, sempre pergunte se a pessoa pode falar naquele momento, isso é uma questão de educação. Da mesma maneira, se você não puder falar naquela hora, diga não, agora estou ocupado.

4º passo: USE UMA FERRAMENTA

Faça uma lista, utilize uma agenda de papel, celular, computador... as ferramentas são infinitas, mas escolha uma (somente uma) que melhor se adapte ao seu perfil e a que você terá mais facilidade para acessar a qualquer hora do dia.

5º passo: ANOTE

Anote tudo, coloque para fora, não use sua cabeça para armazenar tarefas, libere sua mente para tarefas criativas. 

Quando listo, fico impedido de fugir das tarefas chatas, mas que devem ser concluídas.

6º passo: DEFINA OBJETIVOS

Pergunte-se: O que eu quero do tempo? Esta nova tarefa cabe no meu tempo disponível? 

Lembre-se que você não vai fazer o dia ter mais que 24 horas, por isso, é preciso priorizar as tarefas para que elas se adequem ao tempo que você tem disponível. Se surgirem mais tarefas, uma terá que sair para dar lugar a outra. 

Uma ótima maneira de priorizar é: primeiro de acordo com o PRAZO (qual tarefa tem a data de entrega mais próxima?), segundo RESULTADO (qual tarefa me traz o resultado mais satisfatório?) e terceiro FACILIDADE (qual é a mais fácil e rápida de ser executada?).

Leia também: 11 hábitos das pessoas muito improdutivas. (EXAME.com)

Beijos!

Rafaela Lima

Gestão do tempo: como se organizar para ter uma vida mais equilibrada

Você acorda atrasado, toma só um café e sai correndo. Chega ao trabalho, começa uma planilha, é interrompido pelo telefone, aproveita para responder um e-mail. Durante a tarde, vai para uma reunião que demora horas e a planilha do começo da manhã, que precisa ser entregue com urgência, ainda não está pronta. O jeito é ficar até tarde no escritório e faltar ao aniversário do amigo. A sensação é de muita coisa para fazer e nenhum tempo para isso. A solução está na organização do tempo, equilibrando todos os aspectos da vida.

“Na vida contemporânea e seus desafios, somos impelidos a nos esquecer de que deve haver um tempo para tudo: trabalho, repouso, lazer, relacionamentos familiares e sociais e também realizações pessoais individuais”, ressalta a professora Lívia Alves Brandão, psicóloga, mestre em Engenharia da Produção e professora de cursos de Gestão de Pessoas do IEC.   

Ela explica que a gestão do tempo é a chave para se ter qualidade de vida e que é preciso fazer com que agendas pessoais e profissionais sejam compatíveis. Além disso, organizar bem o tempo é uma competência valorizada pelo mercado de trabalho.

Para isso, é necessário organizar o tempo e a palavra-chave é planejamento.  Antes de começar uma tarefa ou um projeto, deve-se ter uma ideia clara do que quer realizar e definir bem os objetivos. Em seguida, é hora de distribuir o tempo entre as várias atividades e prever quantas horas ou minutos, em média, serão necessários para cada uma delas.

Listas podem ser úteis na etapa de planejamento. Em papel, agenda, e-mail ou celular elas facilitam a vida de quem quer organizar o tempo. O biólogo André França Fonseca é adepto da agenda tradicional e também dos lembretes no celular, para as vezes que não consulta a agenda. Ele acredita que organizando o tempo diminui a sensação de ter tarefas em excesso.

Ele, que também é professor, valoriza tanto a ferramenta que incentiva os alunos a usarem a agenda, já que aprendeu a usá-las na escola. “Quanto mais cedo for implementada a organização do tempo, melhor”, diz André.

Para os adeptos da tecnologia, a internet pode facilitar a gestão do tempo. Provedores de e-mail oferecem agendas que contam com a vantagem de enviar e-mails de lembretes avisando sobre os compromissos. O app Neotriad é um sistema de gerenciamento de tarefas que pode ser bem útil: ele permite listar as tarefas diárias e o tempo de realização de cada uma.

10 Dicas para gerir bem o tempo

1. Ter ideia clara do que quer realizar, definir bem os objetivos;

2. Distribuir o tempo entre as várias atividades e prever o tempo necessário para cada uma delas;

3. Tomar medidas preventivas, priorizar atividades, focalizar resultados e objetivos;

4. Cultivar a organização pessoal e a disciplina;

5. Discernir e filtrar os assuntos que interessam aos objetivos profissionais; aqui se inclui os telefonemas, ler e responder aos e-mails, reuniões, redes sociais e outros “ ladrões de tempo”;

6. Ser assertivo e respeitar as suas prioridades. Algumas vezes é preciso ter coragem de “ dizer não”;

7. Se conhecer bem, reconhecendo em que horas do dia é mais produtivo, ou seja, horas em que é mais produtivo para realizar atividades que requeiram concentração, síntese,  raciocínio e clareza de expressão, por exemplo;

8. Delegar e reconhecer o trabalho e o valor dos outros;

9. Distinguir entre o supérfluo e o necessário; entre o transitório e o permanente, priorizando ações e evitando o perfeccionismo;

10. Adaptar-se às situações não previstas.

Fonte: PUC-MINAS

Beijos,

Rafaela Lima

Tarefas simples que facilitam seu dia: SALA

Crédito da imagem: Sala decorada

Cada coisa em seu lugar

Evite deixar os itens espalhados pela sala. Para facilitar sua rotina, crie locais de armazenamento para os itens utilizados. Coloque todos os controles remoto num porta-controles ou numa bandeja sobre a mesinha ao lado do sofá, por exemplo. O mesmo pode ser utilizado para os CD’s, DVD’s, livros e revistas. Com um lugar para cada coisa todos sabem onde encontrar e guardar cada um dos itens.

Cuidado com as almofadas

Terminou de ver TV, arrume as almofadas sobre o sofá. Além de um visual mais bonito, você evita que elas se sujem mais rapidamente. Não se esqueça de programar a troca das capas das almofadas para a lavagem.

Extermine a poeira

Programe-se para liquidar com a poeira. Aspire o sofá, as almofadas, as cortinas e os tapetes pelo menos 1 vez por semana. Passe um pano úmido no chão e nos móveis. As cortinas devem ser lavadas de seis em seis meses, contrate uma empresa especializada caso não tenha condições de você mesma fazer a lavagem.

Beijos!

Rafaela Lima

Como manter o foco numa era de distrações

Fonte: Plugcitário (on Facebook)

Banheiros super organizados

Oi, pessoal! 

Que alegria pelo dia do amigo! Agradeço todos os dias pelos meus amigos que são poucos, mas muito fiéis. Obrigada meu Deus por compartilhar minha vida com pessoas tão especiais.

Mas vamos ao que interessa?! Os banheiros para mim é um dos espaços mais difíceis de manter organizado, pois envolve o uso de todas as pessoas da casa, várias vezes ao dia. Então vamos em busca de algumas imagens que possam ajudar na organização deste ambiente tão importante para nós.

1º - O uso de divisórias auxilia na manutenção da organização das gavetas.

Crédito da imagem: Martha Stewart

2º - O uso de prateleiras, principalmente nos banheiros pequenos, ajuda a acomodar itens como toalhas, sabonetes, cosméticos, papel higiênico, etc.

Crédito da imagem: Vivenda Mansue

3º - As bandejas ajudam a organizar os itens que ficam sobre a pia do banheiro. Agrupe itens que serão utilizados no lavabo. 

Crédito da imagem: Artesanato de cor e culinária

4º - A parte interna dos armários pode ser organizada com cestos, necessaires, bandejas, etc.

Crédito da imagem: Hora de arrumar

Crédito da imagem: Espaço mulher

Crédito da imagem: Casamenteiras

Beijos!

Rafaela Lima

7 Dicas de Gerenciamento de Tempo e Planejamento

Por José Luiz Cunha

Crédito da imagem: vidanovagordanuncamais

Recebi o comentário do Michel (Blog Fim de Abril) fazendo a seguinte pergunta: "O que as pessoas cronicamente desorganizadas podem fazer para melhorar?"

Foi aí que encontrei este artigo, também do José  Luiz Cunha, com algumas dicas para ajudar as pessoas cronicamente desorganizadas a viverem melhor. Aí estão:

1 – Planeje sua manhã na noite anterior. Separe as roupas que você vai usar, coloque tudo o que vai precisar em sua maleta, e junte as roupas de seus filhos, mochilas, sapatos e o que mais precisarem levar para escola. Pense em tudo o que vai precisar na manhã seguinte e tenha tudo pronto. Peça e encoraje seus filhos em idade escolar a fazerem o mesmo para evitar a correria na manhã seguinte. 

2 – Encontre um local seguro próximo à porta ou entrada da casa para pendurar ou guardar suas chaves. Há vários produtos e porta chaves que você pode encontrar no mercado. Este espaço pode também ser o local onde a correspondência e outras coisas que devem ser levadas a algum lugar são mantidas. Uma cesta funciona bem nesta área.

3 – Programe poucas tarefas de cada vez e não acumule tarefas importantes em horários próximos. Deixe espaços “em branco” no seu dia, de forma que possa reorganizar as coisas caso ocorram imprevistos.

4 – Programe as tarefas mais difíceis para durante o seu “Horário de Pico”, quando seu nível de energia está no máximo.

5 – Faça as coisas aos poucos. Tarefas que vão levar muito tempo podem ser divididas. Por exemplo, organizar todos os papéis e documentos em casa, pode ser programado para ser feito ao longo da semana, em 30 minutos por dia. 

6 – Utilize uma Agenda ou mesmo um caderno para anotações e lembretes das coisas que precisa fazer. Evite tentar utilizar a memória para lembrar das tarefas que tem a fazer.

7 – Procure ajuda de um profissional. 

Na semana que vem vou postar "as possíveis causas da desorganização crônica".

Beijos!

Rafaela Lima

Por quanto tempo devo guardar documentos?

É importante observar o tempo necessário para guardar documentos para nos proteger de possíveis cobranças indevidas e evitar que o nome vá para a lista de inadimplentes. Lembre-se sempre: se você não tiver o comprovante de quitação, terá que efetuar o pagamento novamente.

Guardar por três anos:

a) os recibos de pagamentos de aluguel;

b) recibos de diárias de hotéis;

c) recibos de pagamento de restaurante.

Guardar por cinco anos:

a) os tributos (IPTU, IPVA, Imposto de Renda e outros);
b) contas de água, luz, telefone e gás;
c) recibos de assistência médica e plano de saúde;
d) recibos escolares;
e) pagamento de cartões de créditos;
f) recibos de pagamentos a profissionais liberais;
g) pagamento de condomínios.

Guardar por vinte anos:

a) documentos comprobatórios para aposentadoria junto ao INSS.

Outros prazos: 

a) Seguros em geral (vida, veículos, saúde, residência etc) - 1 ano após o término da vigência.

b) Extratos bancários - 1 ano.

c) Notas fiscais - até o término da garantia do produto.

d) Declaração de Imposto de Renda e documentos anexados - 6 anos.

e) Comprovantes de pagamento de financiamentos de bens como carros e imóveis - até o término do pagamento de todas as parcelas ou após a entrega da escritura definitiva (imóveis) e/ou documento que oficialize a quitação (consórcio).

Quer organizar seus arquivos? Então leia nosso post: Organizando a papelada

Beijos!

Rafaela Lima 

Fonte: Instituto Brasileiro de Estudo e Defesa das Relações de Consumo (Ibedec)

Organize sua vida e durma melhor

Crédito da imagem: eHow

Muitas pessoas reclamam de insônia, porque se deitam para dormir e ficam preocupadas revendo mentalmente tudo que não deve ser esquecido para o dia seguinte.

A chave para evitar este tipo de situação é organizar seu dia seguinte antes de ir para cama.

Passo 1: Faça uma lista do que você precisa fazer

Eu sugiro que você escreva tudo na sua lista. No fim do dia, marque cada tarefa terminada.

OBS.: Inclua coisas que vão fazer as suas manhãs mais calmas e os seus dias mais bem organizados, tais como:

- Colocar itens no seu devido lugar (ex: livros, louças, etc);

- Colocar o roupa suja no cesto;

- Guardar as roupas limpas;

- Arrumar a cama;

- Lavar as louças...


Você pode utilizar este método para organizar as tarefas relativas ao seu trabalho. Faça isso no final do dia no seu escritório, evite levar os problemas do trabalho para casa. Dê-se um tempo de descanso!

Passo 2: Escolha sua roupa

Verifique a programação para o dia seguinte e deixe tudo separado: roupas, calçados e acessórios. Não se esqueça de organizar sua bolsa.

Ah, o alarme deve ser programado para que você tenha tempo suficiente para se preparar sem pressa.

Passo 3: Estime seu tempo à noite para se organizar

Ao completar a rotina de organização, antes de dormir, tome nota de quanto tempo leva. Esse é o tempo que você precisa separar para se  organizar a cada noite. 

Cuidado para se exceder no tempo! Vinte minutos já é mais do que suficiente.

Passo 4: Crie o hábito de se organizar antes de dormir

Faça com que isto se torne um hábito e livre-se das "pré-ocupações". Ansiedade e estresse não faz bem para ninguém!

Até mais!

Rafaela Lima

Por onde começar o descarte?

Crédito da Imagem: CD Laju

Descartar o que não tem mais necessidade para você pode ser incrivelmente libertador, mas por onde começar? 
Há tanta coisa para fazer! Aqui estão alguns passos para seguir quando você começar a se organizar:

COMECE PELA ÁREA QUE MAIS TE INCOMODA

Sabe aquele local que já está te enlouquecendo? Pois é aí que você quer  e deve começar a organizar.

TENHA UM PLANO DE ATAQUE

Crie uma lista das áreas que você quer trabalhar, por ordem de prioridade, incluindo um prazo para a conclusão de cada projeto. É muito mais fácil executar a organização quando você tem um planejamento específico no qual precisa trabalhar. 

DESMEMBRE TAREFAS

Tente resolver uma pequena área de cada vez - uma gaveta, um armário, uma estante, um armário. Não tente limpar todo o local ao mesmo tempo, as possibilidades de frustração e sobrecarga, serão maiores, e poderão fazer você desistir de todo o projeto.

SEJA SISTEMÁTICO E METÓDICO

Jamais pule tarefas planejadas, busque o foco no trabalho de organização e cumpra exatamente o que planejou. Evite pular de uma tarefa para outra. Não há nada mais frustrante do que encontrar-se rodeado de um bando de projetos semi-acabados. 

ENCONTRE O SEU ESTILO DE ORGANIZAÇÃO

Algumas pessoas funcionam melhor esvaziando uma área de armazenamento antes de organizá-lo, outros já preferem organizar um item de cada vez. Você precisa decidir por si mesmo quais métodos se adequam à sua personalidade. Mas não há jeito "certo", apenas o que é certo para você. 

VAI UMA AJUDA?

Se o trabalho é grande demais, você pode organizá-lo muito mais rápido se tiver alguma ajuda. Convoque seus amigos, familiares ou colegas de trabalho. Você também pode considerar a contratação de um Organizador Profissional.

TENHA RITMO

Não fique frustrado com você mesmo se você não pode resolver tudo em um fim de semana! Divida as tarefas e vá fazendo tudo com calma! A organização não deve ser um processo doloroso, mas sim um trabalho que no fim sempre vale muito a pena.


Beijos!


Rafaela Lima


Fonte: Ramona Creel

Ideas para organizar o cantinho craft

Com o artesanato em alta fica cada vez mais difícil deixar tudo organizado e sempre à mão. Então vão algumas ideias para deixar este cantinho organizadíssimo.

Ideia 1

Um quadro de avisos perfurado (encontrado em papelarias) com ganchos para pendurar e imãs para afixar todo o material.

Crédito da imagem: BHG

Ideia 2

Nichos acomodam os tecidos, caixas e manta acrílica. Você pode destinar cada parte para uma cor específica, assim fica muito mais fácil fazer as combinações na hora de fazer um patchwork, por exemplo. 

Crédito da imagem: BHG

Beijos!

Rafaela Lima

P.S.: Desculpem, mas meu tempo está muuuiito corrido e não tenho conseguido postar com frequência... Mas sempre que der passo por aqui. Não me abandonem!!!

Ignorar seu espaço disponível em locais não óbvios? Jamais!

Crédito da imagem: BHG

Pode ter certeza de que você tem mais espaço do que você pensa! Áreas debaixo das camas, atrás ou sobre as portas, etc, podem dobrar ou até triplicar seu espaço para armazenamento. 

Crédito da imagem: Desideratto

Comece a ver com outros olhos cada cantinho de sua casa, pense nisso!


Beijos!


Rafael Lima

Um pequeno detalhe que faz toda diferença

Para quem acha que padronizar os cabides é bobagem e um gasto desnecessário. Hoje mostro para vocês a grande diferença ao abrir o closet e ver tudo organizado.

ANTES:

Crédito da Imagem: Dica zuza

DEPOIS:

Crédito da Imagem: Prática organização

Pessoal, estou sem internet em casa e isto tem dificultado a publicação e as visitas ao blogs amigos. Mil desculpas!

Beijos!

Rafaela Lima

09 erros no armazenamento de itens: DICA 09

Crédito da imagem: Yruorganizer

Última dica...


9 - Não reavaliar a utilidade do que está armazenado

Mesmo com tudo organizado é preciso reavaliar a necessidade e utilidade dos itens que foram armazenados. Pelo menos uma vez por ano avalie o que fica e o que pode ser doado, reciclado. Não acumule o que você não utiliza mais.

Beijos!

Rafaela Lima